Sądy w Polsce i innych krajach a epidemia COVID-19
G. Awaryjne zamknięcie i przeniesienie sądu
Administratorzy sądowi powinni dokonać przeglądu przepisów związanych z awaryjnym zamknięciem sądu lub przeniesieniem go w czasie kryzysu zdrowia publicznego, czyli ustalić kto będzie władny podjąć decyzję o zamknięciu sądu i pod jakimi warunkami.
H. Ograniczanie publicznego dostępu do sądów
W przypadku pandemii lub zagrożenia zdrowia publicznego sąd może uznać za konieczne ograniczenie publicznego dostępu do sądu w celu ochrony zdrowia pracowników sądu, urzędników sądowych i stron sporu. Administratorzy powinni zapoznać się z wszelkimi przepisami, które pozwalają na ograniczenie dostępu do sądów i rozpraw, w tym z wszelkimi regulacjami ograniczającymi dostęp mediów lub społeczeństwa do postępowań sądowych, a następnie ustalić, czy konieczne są jakieś zmiany.
I. Komunikacja
W okolicznościach pandemicznych istotne jest, aby sądy przekazywały sędziom, personelowi sądowemu, społeczności, mediom, innym sądom i innym kluczowym partnerom sądowym aktualne, spójne i zrozumiałe informacje.
Sądy powinny przygotować plan komunikacji, aby upewnić się, że są gotowi skutecznie komunikować się podczas pandemii. Plan komunikacji powinien obejmować:
• osoby w danym sądzie (tj. urzędników) odpowiedzialne za powiadomienie właściwych osób na szczeblu stanowym lub hrabstwa (tj. naczelny sędzia, administrator stanu lub hrabstwa) niezwłocznie po zidentyfikowaniu zagrożenia pandemicznego lub wniesieniu sprawy do sądu;
• wyznaczenie pierwszego punktu kontaktowego (POC) na poziomie stanu oraz, w stosownych przypadkach, drugiego POC na poziomie lokalnym; osoby te muszą współpracować ze sobą, aby zapewnić spójne, aktualne i dokładne informacje;
• szczegółowe informacje na temat tego, co należy przekazać, komu i w jaki sposób komunikacja będzie się odbywać.
Punkty kontaktowe powinny przekazywać społeczeństwu i mediom częste raporty na temat wpływu pandemii na działanie sądów i kroki podejmowane przez sądy w celu rozwiązania problemów. Powinny również regularnie informować sędziów, personel sądowy, pełnomocników i strony procesowe o wszelkich wdrożonych specjalnych procesach i procedurach sądowych, a także o wszelkich zmianach w harmonogramie sądów. POC powinien przekazać społeczeństwu spójny, pewny komunikat, że sądy będą nadal funkcjonować pomimo kryzysu zdrowia publicznego oraz że krytyczne kwestie zostaną zdiagnozowane i rozwiązane.
J. Gotowość technologiczna
W przeciwieństwie do innych klęsk żywiołowych, pandemia nie naruszy infrastruktury informatycznej sądu. Jednak podczas pandemii sądy prawdopodobnie spotkałyby się ze:
1) zmniejszeniem dostępności personelu IT, zarówno wewnętrznym, jak i zewnętrznym;
2) znaczącym wzrostem zapotrzebowania na technologię, która ogranicza interakcje osobiste.
Należy dołożyć starań mających na celu przeszkolenie personelu, aby przejął zadania informatyczne i obowiązki związane z funkcjami o kluczowym znaczeniu.
Planowanie gotowości na wypadek pandemii powinno obejmować wsparcie infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej niezbędnej do obsługi telepracy, zdalnych występów, wideokonferencji itp.