Konferencja „Kierunki reform sądownictwa w społecznych projektach ustaw Stowarzyszenia Sędziów Polskich IUSTITIA”, Senat RP, 25.4.2024 r.

Pytanie nie brzmi więc, czy system ważenia spraw jest potrzebny, ale jak sprawić, by był on jak najbardziej efektywny i dostosowany do naszych potrzeb?

Punktem wyjścia był system LITEKO, który jest bardzo przyjazny dla statystyk, ponieważ wszystkie dane związane z postępowaniem są rejestrowane, w tym dokumenty, dowody złożone przez strony, dane o liczbie i długości rozpraw sądowych, a także orzeczenia sądowe, decyzje i wyroki. Był to jeden z powodów, dla których wybrano metodę Delphi (obliczone oszacowanie) obliczania danych, jako alternatywę dla tzw. badania czasu lub metody danych empirycznych, która jest stosowana np. w Austrii lub Niemczech, gdzie sędziowie są proszeni o wypełnienie formularza z danymi dotyczącymi rzeczywistego czasu spędzonego na rozpatrywaniu różnych kategorii spraw, a wagi różnych kategorii spraw są ustalane z uwzględnieniem wyników analizy takich danych empirycznych. Na Litwie za pomocą oceny eksperckiej opracowaliśmy listę różnych grup spraw, a także listę różnych istotnych elementów każdej z tych grup spraw i wykorzystaliśmy dane statystyczne z LITEKO do ustalenia wagi każdej grupy spraw. W ten sposób przypisanie względnej wagi do określonej kategorii spraw umożliwiło określenie proporcji wagowych między sprawami różnych kategorii, w oparciu o dane statystyczne, które zostały następnie ocenione i ustalone przez ekspertów, a następnie oficjalnie zatwierdzone przez Radę Sądownictwa.

System LITEKO został zaprogramowany w taki sposób, że w momencie wniesienia sprawy musi ona zostać przypisana do jednej lub drugiej kategorii i ma wagę tej kategorii. Podczas procedury dystrybucji algorytm oblicza obciążenie pracą sędziów na podstawie liczby ważonych spraw otrzymanych przez każdego sędziego w ciągu ostatnich 90 dni, a nowa sprawa jest przydzielana sędziemu o najniższym obciążeniu pracą.

Wkrótce pojawił się oczywisty problem: średnie statystyczne nazywane są średnimi, ponieważ nie zawsze odzwierciedlają rzeczywistość. Czas potrzebny na rozpatrzenie dwóch spraw cywilnych wynikających na przykład ze stosunków umownych, należących do tej samej kategorii, może być bardzo różny, ponieważ w jednym przypadku sędzia może po prostu odmówić przyjęcia pozwu z powodu pewnych uchybień formalnych, strony mogą zawrzeć ugodę, a w innym przypadku może być konieczne przeprowadzenie kilku rozpraw, dopuszczanie opinii biegłych, wystąpienie do Trybunału Konstytucyjnego o wyjaśnienie regulacji prawnej, wydanie wyroku itp. Jednak w stosowanym systemie tak różne sprawy, należące do tej samej kategorii, mają taką samą wagę.

W rezultacie postanowiono stworzyć system, który pozwoliłby na indywidualizację wagi sprawy w toku postępowania. Po przypisaniu wagi w momencie wniesienia sprawy, zmiany w stosunku do ustalonej średniej mogły być dokonywane poprzez wprowadzenie do systemu Liteko istotnych danych, takich jak liczba stron, liczba wniosków lub żądań, liczba tomów akt, liczba i czas trwania posiedzeń sądowych, a także liczba dokumentów przygotowanych przez sąd czy nawet czas poświęcony na ich przygotowanie.

Taka „aktualizacja” ujawniła dalsze problematyczne aspekty. Z jednej strony, 90-dniowy okres referencyjny stosowany w procedurze przydzielania spraw zwykle nie jest wystarczający do rozstrzygnięcia skomplikowanych spraw. Dlatego też zdecydowano się na stworzenie dualistycznego systemu ważenia, w którym dla celów przydziału spraw trzymamy się wagi spraw wniesionych w okresie referencyjnym (90 dni), a dla celów oceny obciążenia sądów ze względu na efektywność, jak również oceny pracy sędziego, wybieramy wagę spraw rozstrzygniętych w okresie referencyjnym (zwykle 1 rok). Ten dualizm często wprowadza zamieszanie, ponieważ wyniki obliczeń obciążenia pracą tego samego sędziego, oparte na różnych kryteriach, mogą się znacznie różnić.

Z drugiej strony, ujawniono również pewne aspekty kulturowe lub mentalnościowe, które pokazały, że trudno byłoby zaadaptować na Litwie badanie czasu lub metodę danych empirycznych. Problemem jest nie tylko złożoność gromadzenia i interpretacji takich danych, czy fakt, że samo wdrożenie takiej metody jest czasochłonne, ale także negatywne postrzeganie, wyraźnie drażliwe nastawienie samych sędziów, którzy postrzegają każdą inicjatywę o charakterze administracyjnym jako zagrożenie, ingerencję w ich niezależność. Dlatego, gdy dano im możliwość samodzielnego dokonywania zapisów w systemie LITEKO, wprowadzali wyolbrzymione dane, by pokazać jak ciężko pracują, nawet z ewidentnymi przypadkami nadużyć, zniekształcania statystyk, wprowadzania ewidentnie nieprecyzyjnych informacji, licząc na wywarcie wpływu na rzeczywiste obciążenie pracą.

Z tego powodu w 2016 r. zrezygnowano z możliwości indywidualizacji wagi konkretnej sprawy, pozostawiając średnie wagi zatwierdzone przez Radę Sądownictwa.

Kolejna cecha stosowanego systemu ważenia spraw – jest on oparty na punktach lub benchmarkach, co determinuje jego ograniczenia. Po pierwsze, maksymalna efektywność może być zapewniona tylko wtedy, gdy zostaną określone dokładne proporcje wag pomiędzy wszystkimi kategoriami spraw w sądach wszystkich szczebli i instancji. W naszym systemie założeniem było, że dla celów alokacji spraw i równoważenia obciążenia pracą nie potrzebujemy porównania między sądami różnych szczebli, ani nawet między dwiema głównymi specjalizacjami spraw cywilnych i karnych. Z tego powodu dziś posiadanie danych, że obciążenie pracą sędziów wydziału karnego sądu okręgowego w Kownie jest wyższe niż średnia obciążenia pracą sędziów orzekających w sprawach karnych we wszystkich sądach okręgowych, a jednocześnie obciążenie pracą sędziów wydziału cywilnego sądu okręgowego w Kownie jest niższe niż średnia obciążenia pracą ich kolegów orzekających w sprawach cywilnych, nie jest dla mnie wystarczające, aby stwierdzić, że sędziowie wydziału karnego naszego sądu pracują więcej niż sędziowie wydziału cywilnego i dokonać odpowiednich zmian organizacyjnych bez dalszej analizy. W mojej osobistej ocenie jest to ewidentna wada naszego systemu ważenia spraw, te proporcje wagowe muszą być uniwersalne dla całego systemu sądownictwa.

Jednocześnie ten system oparty na benchmarkach lub wartościach względnych nie odpowiada na pytanie, czy ogólne obciążenie pracą sędziego jest wysokie czy niskie, nie mają one na celu obliczenia zagregowanego czasu pracy sędziego wymaganego do rozpatrzenia liczby wpływających spraw różnego rodzaju, jak ma to miejsce w przypadku wag opartych na jednostkach czasu (minutach lub godzinach).

W związku z tym, gdy w 2021 r. postawiono sobie za cel obliczenie optymalnego obciążenia pracą sędziego, pojawiła się potrzeba powiązania wagi spraw z czasem wymaganym do rozpoznania sprawy różnych kategorii, tak aby po dokonaniu oceny średniej długości czasu pracy sędziego można było wyciągnąć wniosek, jaka liczba spraw byłaby optymalna. Na razie zmiana ta jest na etapie wdrażania, dotyczy wyłącznie sądów rejonowych i jest testowana w praktyce w kilku sądach pilotażowych. Pomysł polega na tym, że ważenie wszystkich kategorii spraw przy użyciu wag opartych na jednostkach czasu, które są okresowo weryfikowane przy użyciu danych statystycznych, znacznie rozszerzyłoby zakres użyteczności systemu.

Mając dane o wadze każdej sprawy, a także o łącznej wadze wszystkich spraw przydzielanych i rozstrzygniętych w sądzie w określonym okresie odniesienia lub o łącznej wadze spraw rozstrzygniętych przez poszczególnych sędziów, możemy zapewnić skuteczność procedury przydziału spraw, w procesie optymalizacji obiektywnie oszacować liczbę potrzebnych sędziów i pracowników sądu, a także ocenić wyniki pracy konkretnego sędziego. To są nasze cele na najbliższą przyszłość.